Laskentatieto: Miten hyödyntää yrityksen kaikkien toimintojen läpi?

Rakennusalalla olisi hyvä ottaa hieman mallia valmistavasta teollisuudesta, jossa tietoa kerrytetään ja hyödynnetään monipuolisesti.

Esimerkiksi projektin suunnitteluvaiheessa määrä- ja kustannuslaskennan avulla tuotetaan tällä hetkellä rakennusprojektiin yleensä hyvin konkreettista ja informatiivista tietoa, kuten rakennusosien ja suoritteiden kustannukset ja määrät, työ- ja materiaalimenekit, sijaintiedot ja panostiedot (arvioidut työtunnit, materiaalit yms.).

| Usein kuitenkin tilanne on, ettei näitä tietoja hyödynnetä riittävästi yrityksen muissa toiminnoissa.

Laskentatieto auttaa työmaalla

On tavallista, että laskennan pohjalta tehdään tavoitearvio, jossa on tavoitelitterat ja niiden budjetti sekä mahdollisesti vielä litteran sisällä olevat suoritteet eli työvaiheet. Jos hankkeita kuitenkaan ei litteroida, riskit kasvavat ja tiedolla johtaminen kärsii.

Vaikka rakennusliikkeet tekevät tavoitearvion, niin siitä huolimatta aika paljon tietoa jää laskijan koneelle. Tätä tietoa olisi kuitenkin hyvä hyödyntää työmaalla.

| Laskennan tiedosta olisi valtavasti hyötyä aikataulun laatimisessa, mutta tiedon hyödyntäminen on vielä vaihtelevasti käytössä.

Yleensä projektin aikataulutukseen on erillinen ohjelmisto, jolla tehdään jana- ja paikkakaaviot.

Olen usein kuullut, että työmaalla lasketaan määriä uudestaan. Ei kuulemma voida luottaa, että määrät on laskettu oikein. Ei voida olla täysin varmoja, onko hukka laskettu mukaan tai onko oikeaa versiota piirustuksesta käytetty alkuperäistä laskentaa tehdessä.

| Tämä ajaa siihen, että täytyy varmuuden vuoksi laskea määriä uudestaan.

Myös hankintojen suunnittelu ja hallinta on usein hankalaa, joka saattaa johtua puutteellisista laskennan tiedoista.

| Herääkin kysymys, että miksi laskennan tietoja ei hyödynnetä paremmin?

Syynä tähän on yleensä yksi tai useampi seuraavista:

• työmaalla tai muilla sidosryhmillä ei ole pääsyä laskennassa käytettyihin tietoihin
• laskijan tiedot ovat vanhentuneita
• laskijalla on käytössä erillinen ohjelmisto, johon työmaalla ei ole pääsyä
• kommunikaatio ja tiedon jakaminen eri osastojen välillä ei toimi.

Tämä johtaa siihen, että ketju katkeaa ja tiedolla johtaminen kärsii.

Laskentatiedon hyötyjä muille toiminnoille

Työmaanjohto ja muut sidosryhmät varmasti hyötyisivät siitä, että heillä olisi pääsy laskennan tietoihin.

| Miettikää, jos työmaa pystyisi helposti näkemään ajantasaiset määrälaskennat ihan suoraan kuvasta ja tarvittaessa he voisivat nopeasti tehdä muutostöiden laskentaa.

Tai he tietäisivät mihin sijainteihin mitäkin on laskettu, jolloin hankinnat helpottuisivat. Näin he myös itse pystyisivät tiedostamaan paremmin mitä laskija on laskenut, jolloin luottamus datan oikeellisuuteen paranisi.

| Parhaimmassa tapauksessa tiedon jakaminen on avointa sekä laskennasta työmaalle että työmaalta takaisin laskennan suuntaan.

Näin ollen laskijat oikeasti saavat palautteen työmaalta ja pystyvät tekemään jälkilaskentaa paremmin, jolloin tiedolla johtaminen paranee huomattavasti.

| Rakennusprojektiin liittyviä muita toimintoja ja sidosryhmiä on paljon, joille on hyötyä laskentatiedosta.

Suunnittelija hyötyy kustannustietämyksestä, jonka avulla hän voi havainnoida jo suunnitteluvaiheessa eri suunnitteluvaihtoehtojen kustannuseroja. Rakennuttaja pystyy tekemään laskentatiedon pohjalta mahdollisesti hankeanalyysiä eli vertailemaan kaikkien hankkeiden yhteenvetoa ja laskemaan elinkaarikustannuksia.

Toimittajat voivat lisätä omia hinnastojaan suoraan laskentatietoihin, jolloin laskennan tietoa voidaan rikastuttaa. Hankinnan henkilöt saavat tarkan tiedon projektiin tarvittavista materiaaleista.

| Meidän tavoitteenamme on helpottaa rakennusprojektien tiedolla johtamista ja haluamme, että oikea tieto on oikeilla henkilöillä oikeaan aikaan. Kuinka sinun yrityksesi voisi tehostaa tiedolla johtamista?

Kirjoittaja: Janne Lehtovaara

”Olen työskennellyt kolmisen vuotta Tocomanilla auttaen rakennusyrityksiä kehittämään liiketoimintaansa. Ennen sitä ehdin työskentelemään mm. valmistavan teollisuuden parissa, jossa autoin asiakkaita suunnittelutiedon hyödyntämisessä läpi arvoketjun. Parasta työssäni on asiakaskohtaamiset, loistavat työkaverit ja työstäni saamani onnistumisen tunteet. Vapaalla vietän aikaa perheeni ja ystävieni kanssa. Usein minut saattaa bongata myös golf- tai padelkentältä.”