Ovatko yrityksesi tuotantoprosessit kunnossa?

Timo Taiponen, 13.6.2019 12:08:00

Yritys on prosessien ja jatkuvan parantamisen näkökulmasta kokonaisuus, jonka perustan muodostavat yrityksen asiakkaat ja valittu liiketoimintastrategia.

Kun yrityksen asiakkaiden tarpeet ja odotukset on tunnistettu ja liiketoimintastrategiasta on johdettu konkreettiset toimintasuunnitelmat, niin sen jälkeen voidaan tarkastella kolmen osa-alueen tilannetta: prosessit, ihmiset ja ohjelmistot/integraatiot. Katso kuva >>

 

KILPAILUKYVYN YLLÄPITO EDELLYTTÄÄ JATKUVAA PARANTAMISTA

Jokainen yritys haluaa parantaa kilpailukykyään, kehittää toimintaansa ja luoda edellytykset hallittuun kasvuun. Tämä on mahdollista vain, jos yrityksellä on hyvin kuvattu, strategian tavoitteita tukeva, kaikkien sisäistämä toimintajärjestelmä, jonka kehittämiseen uskotaan ja panostetaan.

Konkreettista hyötyä tästä on esimerkiksi rekrytoinnissa. Tiedetään, mitä osaamista tarvitaan ja vastaavasti sopivalle hakijalle voidaan kuvata hänen osansa kokonaisuudessa. Selkeä tehtävänkuvan myötä rekrytoitu voi ensimmäisestä päivästä alkaen keskittyä siihen, mihin hänet on palkattu.


ONKO RAKENTAMISESSA MYÖS PROSESSIEN OLTAVA UNIIKKEJA?

Olemme havainneet lukuisissa ohjelmistojemme käyttöönottoprojekteissa, että suurimmalla
osalla rakennusalan yrityksistä ei ole omaa kuvattua yhtenäistä prosessia.

Usein käydään henkilöiden välillä keskustelua siitä, miten yrityksemme toimii ja käsitykset toiminnasta vaihtelevat suuresti riippuen siitä, milloin henkilö on aloittanut, miltä osastolta tai paikkakunnalta hän on. Vaikuttaa siltä, että yrityksen rakentamisen prosessit ovat osa henkilöiden hiljaista tietoa, joka tulee ja lähtee henkilön mukana.

Miten tällainen yritys voi kehittää omaa toimintaansa, johtaa systemaattisesti, parantaa kannattavuuttaan, olla houkutteleva rekrytoinnissa?

Olemme seuranneet tilannetta ihmeissämme ja miettineet tapoja, joilla voimme auttaa yrityksiä selkiyttämään, yhdenmukaistamaan ja tehostamaan toimintaansa.


KESKITYMME RAKENTAMISEN YDINPROSESSIN PARANTAMISEEN

Toimeksiantomme keskittyvät rakentamishankkeen tietomallintamisen, laskennan, hankinnan, tuotannonsuunnittelun, aikatauluttamisen, työmaahallinnon ja työmaan raportoinnin prosessien yhdenmukaistamiseen, kehittämiseen, käyttöönottoon ja auditointiin.

Näkökulmamme on yhtenäisen, rikastuvan informaation tehokas virtaus prosessin läpi. Keinoina ovat tehokkaiden yrityskohtaisten prosessien kehittäminen, henkilöstön osaamisen ylläpito ja valmentaminen prosessien ja ohjelmistojen käyttöön sekä jatkuvan parantamisen mallin tuominen yritykseen.


ETENEMME JÄRJESTELMÄLLISESTI VAIHEESTA TOISEEN

Jokaisen toimeksiannon alussa on tärkeää selvittää yrityksen tavoitteet ja erityisesti varmistaa aito sitoutuminen toteutettavaan hankkeeseen. Muutoksen onnistuminen vaatii
hankkeen aikana monen eri henkilön aikaa ja viesti osallistumisen tärkeydestä on tultava yrityksen johdolta.

Kun lähtökohdat ovat selvillä, etenemme järjestelmällisesti seuraavissa vaiheissa:

  1. Tutustumme nykytilanteeseen
  2. Teemme ehdotuksen ja sovimme lopullisesta sisällöstä
  3. Kehitämme prosessia, teemme kuvaukset ja ohjeet
  4. Valmennamme henkilöstön kuvattuun prosessiin ja käytettyihin ohjelmiin
  5. Varmistamme käyttöönoton jälkeisen tilanteen auditoinnilla
  6. Teemme jatkuvan parantamisen suunnitelman
  7. Lopputuloksena on kuvaus yrityksen prosesseista, osaavat henkilöt ja tiekartta jatkuvan
    parantamisen maailmaan.

POIMINTOJA TOTEUTUNEISTA TOIMEKSIANNOISTA

Kokemuksiemme pohjalta uskallamme väittää, että jokaisessa rakennusliikkeessä on löydettävissä parannettavaa ja yhdenmukaistamista niin prosesseissa, henkilöstön osaamisessa kuin ohjelmistojen tehokkaassa käytössäkin.

YLEISIÄ HAVAINTOJA JA ONGELMIA

1. Työmaahenkilöstössä on erittäin suurta vaihtuvuutta. Osa yrityksistä on kasvanut ja palkannut uusia henkilöitä, osassa yrityksissä henkilöstö on vaihtunut yrityskauppojen myötä.

Ongelma: Prosessit on omaksuttu ja käytettävät ohjelmistot valittu itse ja käytännössä jokainen toimii omalla tavallaan, painotuksellaan ja mallipohjillaan. Kustannuslaskelmien sisältöä ei tunneta sekä tehtävänkuvat ja mallit ovat epäselviä. Saman tehtävän hoitoon käytetään useita ohjelmia.

Ratkaisu: Selvitämme työmaan nykytilanteen (prosessit, ohjelmat), valitsemme parhaat käytännöt ja sopivimmat ohjelmat, teemme prosessikuvaukset ja ohjeet sekä valmennamme henkilöt yhteisen prosessin ja ohjelmien käyttöön. Huolehdimme siitä, että jokainen uusi henkilö kulkee valmennuksemme läpi. Kesto 3 kk + jatkuva
huolenpito.

2. Ydinhenkilöt ovat olleet pitkään yrityksessä ja toimintatapa on muotoutunut ajan kuluessa nykyiseen muotoonsa. Vaihtuvuus on ollut pientä ja oppia on siirretty yhdessä tekemisen kautta uudelle henkilölle.

Ongelma: Jos ydinhenkilö tai useampi jää lyhyellä aikavälillä pois yrityksestä, niin nykyisen toimintamallin taustat (mikä on ajatusmalli, miksi näin toimittu) häviävät, eikä ohjelmiin tallennettua tietoa ole kuvattu. Tallennetut tiedot, raportit ja tulosteet jäävät, mutta koska menetelmä ja logiikka puuttuu, ei mitään uskalleta käyttää, vaan uusi henkilö tekee kaiken uudestaan omalla tavallaan.

Ratkaisu: Selvitämme nykytilanteen (prosessit, ohjelmat), dokumentoimme tarkasti nykyisen toimintamallin ja sen lähtökohdat, esitämme sen pohjalta parannuksia,
teemme prosessikuvaukset ja ohjeet, tallennamme osaamisen ohjelmistojen malleiksi ja valmennamme henkilöt yhteisen prosessin ja ohjelmien käyttöön. Kesto 3kk.


3. Yrityksessä on tehty jossain vaiheessa laatujärjestelmiä tai toimintajärjestelmiä, jota ei ole päivitetty henkilöiden vaihtuessa, toiminnan laajentuessa tai ohjelmistojen päivittyessä.

Ongelma: Järjestelmän olemassaolo ja vanheneminen tunnistetaan, mutta koska yrityksessä on kiirettä eikä sopivaa henkilöä löydy päivittämään sisältöjä, niin asia jää ennalleen. Uutta ei lähdetä tekemään eikä vanhaa kannata päivittää, koska se ei alussakaan toiminut.

Ratkaisu: Kirkastamme johdon kanssa tavoitteet sekä sovimme projektin laajuuden, vaiheistuksen ja käytettävissä olevat resurssit. Etenemme vaiheittain ja selvitämme nykytilanteen (prosessit, ohjelmat), esitämme parannuksia, teemme prosessikuvaukset ja ohjeet ja valmennamme henkilöt yhteisen prosessin ja ohjelmien käyttöön. Kesto 3kk/vaihe - jatkuvan parantamisen prosessi.

TOCOMAN KONSULTOINTI TÄYDENTÄÄ TARJONTAAMME

Tocoman on ollut noin 2 vuotta jäsenenä Building 2030 -konsortiossa rakentamisen kehittämisen näköalapaikalla. Rakentamisen lean ja lean-filosofia on tarjonnut hyvän
lähestymismallin ja työkaluja jatkuvaan parantamiseen.

Käynnistimme konsultointipalvelumme 2018 ja sen jälkeen olemme tehneet rakennusliikkeille useita toimeksiantoja prosessien yhdenmukaistamisen ja kehittämisen alueella.

Kysy lisää, niin pääsemme aloittamaan!


Timo Taiponen
Senior Advisor
Tocoman Oy
050 330 1651
timo.taiponen@tocoman.com

P.S. Jos haluat itse todeta käytännössä, miten paljon tarkkaan suunniteltu prosessi nopeuttaa läpimenoaikaa ja vähentää virheitä, niin tutustu tarkemmin esimerkiksi Villego simulaatiopeliin. Tulokset ovat hämmästyttäviä.

LIITE

  1. Prosessit
    Prosessit ovat yrityksen sovittuja tapoja toimia siten, että asetut strategiset tavoitteet saavutetaan. Prosessit ovat tyypillisesti jaettu ydinprosesseihin, jotka tuottavat suoraan arvoa asiakkaille ja tukiprosesseihin, jotka mahdollistavat arvon tuottamisen. Prosessi on olemassa, kun se on dokumentoitu siten, että kuka tahansa ulkopuolinen voi toimia sen mukaan ja sen toimivuutta voidaan yksiselitteisesti mitata.
  2. Ihmiset
    Ihmiset muodostavat yrityksen osaamisen toimialan substanssin sekä ylläpitävät ja ohjaavat yrityksen prosesseja. Jokaisella yksittäisellä henkilöllä on oma roolinsa, tehtävänkuvansa ja tehtävänkuvaan liittyvä todennettu osaaminen. Henkilö voi olla mukana yhdessä tai useammassa prosessissa. Henkilö on motivoitu ja sitoutunut, jos hänellä selkeät vastuu ja valtuudet ja hänen tuntee olevansa tärkeä osa asiakasarvoa tuottavassa kokonaisuudessa.
  3. Ohjelmistot ja integraatiot
    Ohjelmistot ovat työkaluja, joita käyttäen ihmiset toteuttavat tehokkaammin ja virheettömämmin sovittuja prosesseja ja rikastuttavat prosessin edetessä tietoa yrityksen informaatioksi. Ydinprosesseja tukeva tietorakenne ja yhteisesti käytettävissä oleva ajantasainen tieto ovat toimivan tietojärjestelmän tunnusmerkkejä.

    Ohjelmisto tuo lisäarvoa, jos se integroituu muihin tietojärjestelmiin, tukee ja tehostaa yrityksen prosessia, mahdollistaa henkilöiden osaamisen kerryttämisen tietojärjestelmään, vähentää erillisten ohjelmistojen määrää, tukee valittua strategiaa ja skaalautuu yrityksen tarpeiden mukaan.
Topics:BUILDING2030LEAN

Kommentteja