Mallikohteet vakioivat prosessin, tehostavat laskentaa ja automatisoivat työmaan tuotannonsuunnittelua

Timo Taiponen, 2.1.2020 11:32:12

Kustannuslaskennan tavoitteena on tuottaa luotettavaa tietoa projektin kokonaiskustannuksista tarjouksen tai muun hinnanasetannan pohjaksi

Jokainen laskelma aloitetaan usein  tyhjältä pöydältä, yksittäisiä rivejä itse perustamalla ja hinnoittelemalla johtaa se todennäköisesti karkeaan määräerittelyyn (1 erä, 250 m2) ja kokonais- tai yksikköhintaiseen aliurakkahinnoitteluun (PL3). Tarkemman laskelman tekeminen tuntuu tässä vaiheessa turhalta urakkakilpailun voiton ollessa epävarmaa ja vaatisi joka tapauksessa paljon enemmän työtä.  

Asiantuntijan tekemän kustannuslaskelman loppusumma on toki oikein ja tarjous saadaan tehtyä, mutta laskelmaa tarkastelemalla ei yksittäisten rivien määrän tai hinnan sisällöstä tai tehdystä oletuksista voi päätellä mitään. Kustannusarvion läpikäynti vaatii aina tekijänsä antamia taustatietoja eikä siitä pelkkänä tulosteena ole työmaalla paljoakaan hyötyä.

Voitetun tarjouksen jälkeen kapula useimmiten putoaa työmaan pöydälle

Työmaan alkuvaiheessa, kun laaditaan tavoitearviota, hankintoja ja aikatauluja, on tiedossa urakkasumma (tulot), urakka-aika (kesto) ja kustannuslaskelman loppusumma (kustannukset). Tässä vaiheessa käydään laskennan ja työmaan välillä keskustelua siitä, mitä minnekin suoritteille on laskettu, miten työt on laskennassa ajateltu toteuttaa ja miten kustannusarvion erät saadaan jaettua toteutusta vastaaviin kokonaisuuksiin ja kustannuslajeihin. 

Tunnistetaan yhteisesti puutteet ja luvataan tulevaisuudessa enemmän ja tarkempia suoritteita tavoitearvion litterakohdistuksia varten, hinnoittelussa työn, aineiden ja alihankinnan käyttöä pelkän alihankinnan sijasta. Mutta mikään ei itsestään muutu.

Mallihanke sisältää kustannuslaskelman, tavoitearvion, hankintapaketit ja yleisaikataulun

Mallihanke on Tocoman-ratkaisulla toteutettu, tietyn tyyppisen hankkeen laskennan Best Practice -esimerkki, jota käytetään uusien kustannuslaskelmien pohjana. Se sisältää valmiin kustannusarvion, tavoitearvion, hankintapaketit ja yleisaikataulun. Mallipohjassa on yrityksen kilpailukyvyn kannalta parhaita vaihtoehtoisia toteutusmalleja ja rakenneratkaisuja, josta hankekohtaisesti valitaan sopivimmat.

Mallihanke kannattaa tehdä yritykselle tärkeistä hanketyypeistä, joissa: osuus laskennan kokonaismäärästä on merkittävä, sisältää omaa suunnittelua, laskenta johtaa yleensä toteutukseen, tarjous on tehtävä nopeasti ja tarkasti, henkilöriski laskennan erityisosaamisen  häviämisestä on tunnistettu.  

Mallihankkeen rakentamisen pohjana käytetään Tocoman Kustannustiedon valmista sisältöä jajäsentelyä, jota muokataan ja täydennetään yrityskohtaisen tarpeen mukaan. Kustannuslaskelman suoritteet ovat rakentajille tutun Talo 80 -nimikkeistön mukaisia ja panoshinnastot on rakennettu Talo 2000 -tarvikenimikkeistöä soveltaen. Lisää tietoa Kustannustiedosta löydät täältä

uusi_kustannuslaskenta_suoritteetTocoman Kustannuslaskenta -ohjelmistossa tietojen hallinta tapahtuu rakennusosa-, suorite- ja/tai panostasoilla ja hinnoittelu on kustannuslajeittain ja/tai panoksittain.

Mallihanke määrittää hankkeen ohjaukseen tuotettavan informaation minimitason ja käytettävän laskennan tarkkuuden

Mallilaskelma toteutetaan pääosin Tocomanin rakenteilla/suoritteilla ja hinnoitellaan panoksilla. Tocomanin ylläpitämän yleisen panoshinnaston tukena voidaan käyttää lisäksi yrityskohtaisia panoshinnastoja. 

Hanketyyppi, määrälaskennan toteutustapa ja tarjouslaskennan toistuvuus vaikuttavat toteuttavan mallihankkeen rakenteeseen ja sisältöön. Omassa määrälaskennassa käytetään rakenteita ja ostetuilla määräluetteloilla toimittaessa pääosin suoritteita.

Mallipohja sopii myös yrityksille, jotka eivät itse tee laskentaa. Kohteen laskennan voi teettää Tocoman-ratkaisua käyttävällä konsultilla, jolloin laskennassa käytetään yrityksen toimittamaa mallipohjaa ja sovittua määrälaskennan tarkkuutta. Tarkimmillaan sijaintimäärillä laskettu kokonainen Tocoman-hanke voidaan siirtää konsultilta yrityksen omaan ympäristöön jatkotoimenpiteitä varten. 

Kustannuslaskelman riveille on määritelty työmaan tavoitearvion mallikohdistukset 

Tavoitearviossa on pohjana yrityksen litterakartta. Kustannuslaskelman jokainen rakenne, suorite ja panos kuuluu valmiiksi hanketyypissä käytettävän yrityskohtaisen seurantanimikkeistön litteroihin (=seurantanimikkeisiin). Litteroinnit on mietitty laskennassa valitun toteutusmallin ja työmaan tehokkaan kustannusohjauksen näkökulmasta. 

Kustannuslaskelman työvaiheet, kestot ja keskinäiset riippuvuudet ovat nähtävissä yleisaikataulussa  

Yleisaikataulussa on pohjana yrityksen aikataulunimikkeistö. Kustannuslaskelman jokainen suorite kuuluu valmiiksi hanketyypissä käytettävän yrityskohtaisen aikataulunimikkeistön aikataulutehtäviin. Tehtävien toteutusjärjestys ja niiden väliset riippuvuudet ovat mallissa valmiina ja vastaavat kustannuslaskelmassa valittua toteutusmallia. Aikataulunimikkeet on mietitty työmaan tehokkaan aikatauluohjauksen näkökulmasta. 

Hankintasuunnitelman tehtävät, sisällöt ja budjetit valmiina pakettina    

Hankintasuunnitelman pohjana on yrityksen tavoiteltujen hankintatehtävien nimikkeistö. Kustannuslaskelman jokainen suorite ja/tai panos kuuluu valmiiksi hankintapakettiiin (ryhmätunnus) ja hanketyypissä käytettävän yrityskohtaisen hankintanimikeistön tehtävään. Aliurakkana tehtävä kauppa sisältää koko suoritteen kustannukset, työkauppa tai ainehankinta sisältää valittujen suoritteiden panosten kustannukset. Hankintatehtävät on mietitty työmaan tuotannon- ja kustannusohjauksen näkökulmasta. 

Mallikohteiden hyödyt

Mallikohde sisältää laskennan hiljaisen tiedon digitaalisessa muodossa, jonka avulla voidaan varmistaa laskennan laatu ja automatisoida prosesseja.

Kokeneilla kustannuslaskijoilla on kymmenien, jopa satojen laskelmien myötä kertynyttä hiljaista tietoa ja rutiineja, joiden tuloksena syntyy sovitussa aikataulussa tekijänsä näköinen, yrityksen kilpailutekijöiden ja kustannustason mukaan viritetty, todistetusti toteutuskelpoinen ja aina yhtä luotettava kustannuslaskelma. 

Kustannuslaskelma sisältää monesti myös laskennan näkemyksen työmaan käyttö- ja yhteiskustannuksista eli siitä, millä menetelmillä, resursseilla ja kokonaiskestolla työmaa voidaan toteuttaa. 

Kustannuslaskelmien pohjalta tehdyistä tarjouksista osa johtaa urakkasopimuksiin ja toteutetaan aikanaan lasketussa kustannuspuitteessa (tavoitearvio) ja aikataulussa (yleisaikataulu). Kuukaudessa tehty kustannuslaskelma ja sen oletukset asettavat tiukat reunaehdot yli vuoden mittaiselle toteutusvaiheelle.     

Mallikohteen rakentaminen on käytännössä yritykselle kriittisen, yksittäisillä laskijoilla olevan henkilökohtaisen tiedon ja osaamisen keräämistä, jalostamista ja tallentamista yritykselle määrämuotoiseen, jäsenneltyyn ja kaikkien käytössä olevaan muotoon.  

Hankkeiden läpinäkyvyys ja tietojen hyödynnettävyys paranee

Jokainen mallikohteen avulla perustettu uusi kustannuslaskelma on rakenteeltaan samanlainen. Jokainen laskennan, hankinnan ja tuotannon henkilö tietää, miten ja millä tarkkuudella se on laskettu ja eritelty, mitä litterat ja hankintatehtävät sisältävät ja miten aikataulu on tehty. 

Yhdenmukaisuus mahdollistaa jo laskettujen hankkeiden tietojen hyödyntämisen uusissa hankkeissa. Se mahdollistaa esimerkiksi laskentavaiheessa hintojen kopioinnin hankkeesta toiseen ja työmaiden toteutuneiden kustannusten vertailun hanketyypeittäin litteratasolla.  

Laskentaprosessi yhdenmukaistuu, tarkentuu ja nopeutuu laadun samalla parantuessa

Kustannuslaskennan prosessi muuttuu hankekohtaisista, yksittäisistä, henkilösidonnaisista laskelmista kohti vakioitua, esivalmisteltuun laskelmaan perustuvaa menettelyä, jossa hankekohtaisina muuttujina on lähinnä määrät ja hinnat. Yhdenmukaistamisen myötä laskelmien kattavuus paranee, unohduksesta johtuvat virheet vähenevät. Se mahdollistaa osaamisen levittämisen laajammalle ja uusien henkilöiden perehdyttämisen yrityksen laskentakäytäntöön.

Laskelman rakenteet/suoritteet, hankintaryhmät ja panoshinnoittelu ovat valmiiksi mukana eivätkä vaadi laskentavaiheessa ylimääräistä työtä. Ennakkokyselypakettien sisältö on tarkemmin kuvattu ja valmiina tulostettavaksi. Hinnoittelua tarkennetaan keskitetysti panostasolla koko hankkeen tasolla. 

Prosessi on nopeampaa, koska laskelma perustetaan kopioimalla mallihanke ja sen kaikki esivalmistettu sisältö. Laskennan vaiheet ovat määrälaskenta, hankekohtaisten  tarkennusten tekeminen suoritteisiin/panoksiin ja panoshinnoittelun tarkentaminen. Valmiin laskelman ymmärtäminen ei vaadi laskijan henkilökohtaista selitystä.  

Aikaa ei käytetä manuaalirutiineihin (=suoritteiden kirjoittaminen, kustannuslajihintojen syöttäminen, yksittäisten rivikohtaisten hintojen muuttaminen) vaan arvontuottoon eli kustannuslaskelman tärkeimpien kustannustekijöiden arviointiin, parhaiden ratkaisujen etsimiseen ja tehtyjen oletusten dokumentointiin.     

Työmaa saa lähtötietona laskentaan perustuvan tavoitearvion, hankintatehtävät ja aikataulun ensimmäiset versiot  

Mallipohjassa on valmiina linkitys tavoitearvioon, hankintatehtäviin ja aikatauluun. Se tarkoittaa käytännössä sitä, että voitetusta urakasta on heti olemassa näiden suunnitelmien ensimmäiset versiot. Mikäli kustannuslaskentavaiheessa on käytetty pelkästään mallipohjan valmiita suoritteita ja panoksia, ovat suunnitelmat tarkistusta vailla valmiita. Jos laskentavaiheessa on tehty suoritemuutoksia (lisätty tai poistettu suoritteita), on toki niiden vaikutukset päivitettävä laskelmiin. 

Aikaa ei käytetä manuaalirutiineihin (=kustannuslaskennan sisällön selvittäminen, litteroiden sisältöjen miettiminen, tavoitearvion tekeminen, hankintapakettien kokoaminen, aikataulutehtävien kokoaminen, määrien kerääminen, riippuvuuksien määrittäminen) vaan arvontuottoon eli kustannus-, laatu- ja aikatauluriskien tunnistamiseen, riskien vähentämiseen ja riittävään päätösten dokumentointiin.   

Tocoman auttaa toiminnan kehittämisessä

Kehitämme rakennusliikkeiden prosesseja ja toimintamalleja, valmennamme käyttäjät prosessien mukaiseen ohjelmistojen käyttöön ja pidämme huolta osaamisesta myös käytön aikana. Rakentamisen lean ja lean-filosofia tarjoavat hyvän lähestymismallin ja toimivia työkaluja jatkuvaan parantamiseen. 

Tocoman ratkaisu mahdollistaa rakentamisen kannalta kriittisen määrä-, kustannus- ja aikatiedon hallinnan hankesuunnittelusta käyttöön ja ylläpitoon. Vaivattomasti pilvipalveluna se kasvaa asiakkaan tarpeen mukaan.

Ota yhteyttä, niin pääsemme aloittamaan.

 

Timo Taiponen

Asiantuntija | prosessit, konsultointi, valmennus

Tocoman Oy

Lemuntie 7A, 00510 HELSINKI

+358 (0) 20 7420 221

+358 (0) 50 330 1651

timo.taiponen@tocoman.com | www.tocoman.fi

Topics:KustannuslaskentaKustannustieto

Kommentteja