Miksi dokumentaation hallinnan pitäisi kiinnostaa?

Kun kuokka isketään maahan ja fyysinen rakentaminen alkaa, alkaa myös asiakirjojen hallinta usein levitä käsiin.

Työmaa tuottaa niin urakkasopimuksia, aloituspalaveripöytäkirjoja, vastaanottotarkastusasiakirjoja, kuin tulityö- ja ajoneuvolupiakin. Puhumattakaan esimerkiksi perehdytysdokumenteista ja tuntityölapuista, joita voi syntyä jo yhden päivän aikana kymmeniä.

OVATKO DOKUMENTTISI SIELLÄ, MINNE AURINKO EI PAISTA?

Näitä asiakirjoja tuottaa värikäs joukko eri taustaisia ja eri tavalla ajattelevia ihmisiä. Nämä ihmiset tallentavat yleensä tottumansa tavan mukaisesti asiakirjat joko tietokoneensa kovalevylle, yrityksen sisäiseen pilvipalveluun tai projektipankkiin. Tai tunkevat pelkän fyysisen paperin siihen ikuiseen kadotukseen, jota lomaketelineeksikin kutsutaan. Ainakin metsäteollisuus kiittää.

Tällainen kirjavuus dokumentaation tuottamisessa johtaa usein siihen, ettei kukaan tiedä, mitä on kirjattu ja vaikka tietäisikin, ei kukaan muu kuin asiakirjan luoja tiedä, mistä asiakirjaa pitäisi lähteä kaivamaan.

Esimerkkinä: Hankkeen päätyttyä halutaan tarkastella laadunhallinnan prosessia – ”Onko betonointipöytäkirja tehty 3. kerroksen lattiavaluista?”

Pöytäkirjaa ei ole tehty, jos se on työnjohtajan pöytälaatikossa, eikä kyseinen työjohtaja ole asiasta kertomassa tarkastajille. Tämä tarkoittaa, ettei laadunvalvontaakaan ole tehty.

SÄÄSTÄ AIKAA JA VAIVAA KESKITTÄMISELLÄ

Mikäli dokumentaation tuottamiseen on ennalta sovittu prosessi, jossa kaikki tiettyyn aliurakkasopimukseen liittyvät asiakirjat tallennetaan samaan paikkaan, voidaan säästää paljon aikaa ja vaivaa hankkeen aikana. Lisäksi tällä turvataan oma selusta riitatilanteissa, kun esimerkiksi edellä mainittu laadunvalvonta voidaan näyttää toteen.

Vielä parempi on, jos on mahdollista keskittää sekä työmaan dokumenttien tuottaminen, että tallentaminen, tapahtumaan samassa paikassa. Tällä helpotetaan työnjohdon ohjelmistojen määrää ja suoraviivaistetaan dokumentaation tekemistä, jolloin työnjohdolle jää enemmän aikaa varsinaiseen rakentamiseen.

Toiminta on tehokkaampaa, kun kaikki tieto on kaikkien osapuolien saatavilla yhdessä paikassa. 

Meidän uusi Tocoman Työmaa –ohjelmisto on yksi vaihtoehto työmaasi päivittäiseen hallintaan ja viranomaisvelvotteiden hoitamiseen. Lue lisää täältä, jos aihe kuulostaa ajankohtaiselta.