Miksi rakennusprojektin tuotantovaiheen kustannushallinnassa epäonnistutaan liian usein?

Ymmärsin rakennushankkeen kustannusvalvonnan ja -raportoinnin merkityksen syvästi vasta kun osallistuin yritysoston jälkeen erään Oululaisen rakennusyrityksen haltuunottoon. Yrityksellä oli kolmisenkymmentä hanketta käynnissä. Tulot ja menot saatiin kirjanpidosta työ-, aine- ja alihankintamenot eriteltyinä. Työmaan koneet olivat yrityksen taseessa tai työmaakustannuksissa sekä useat käyttö- ja yhteiskustannukset yrityksen yleiskuluissa.

Miten tästä aineistosta sitten laaditaan työmaan tilanne- ja lopputulosraportit? Ymmärsin varsin nopeasti, että sekä yritysjohdolla että työmaajohdolla ei ollut täsmällistä tietoa hankkeiden taloudellisesta tilanteesta, loppukustannuksista saatikka yrityksen taloudellisen kokonaistilanteen kehittymisestä.

Hankkeen taloudellinen hallinta lähtee hyvin eritellyistä kustannusarviosta

Määrähallinta (sisällön hallinta), kustannusarvio, tavoitearvio ja työmaiden taloudellisen tilanteen raportointi muodostavat ytimen hankkeiden ja rakennusyrityksen kokonaishallinnalle. Kustannusarvion pohjalta laaditaan työmaan tavoitearvio, jossa täsmennetään kustannusarvion tuotanto- ja hankintavalintoja. Tavoitearvio muodostaa työmaan taloudellisen ohjauksen lähtökohdan.

Tuottojen hallinta rakennushankkeessa

Tuottojen hallinta riippuu rakennushankkeen sopimusmallista; onko se kiinteähintainen kokonaisurakka, tavoitehintainen laskutyö vai puhdas laskutyö. Näillä kullakin on oma tarpeensa ja vaikutuksensa rakennusurakan riskiin ja kokonaistulojen ennakointiin.

Kiinteähintaisessa kokonaisurakassa tuotot perustuvat sovittuun maksuerätaulukkoon, jossa maksupostit on sidottu urakan etenemistä kuvaaviin työvaiheisiin. Näihin työvaiheisiin voidaan liittää aikataulusta ennakoitu laskutuspäivämäärä, jolloin voidaan laatia tuottojen ajallista toteutumista kuvaava ennuste.

Laskutyöurakassa tuottojen kertyminen on sidottu kustannusten kertymiseen. Laskutussykli voi olla esim. kuukausittainen. Tällöin rakennushankkeen tuotot ja kustannukset huolehtivat siitä, että ylimääräisiä rahoitus- tai kustannusriskejä (sisältöriskejä) ei synny. Laskutöissä, varsinkin jos niihin on sidottu tavoitehinta ja tavoitepalkkio, tulee niille laatia samoin kuin kiinteähintaisessa urakassa tavoitearvio ja laskutusennuste.

Lisä- ja muutostöiden hallinta on kriittistä rakennusprojektin taloudelle

Rakennushankkeen luonteeseen kuuluu, että suunnitelmat täsmentyvät ja muuttuvat toteutuksen aikana, josta seuraa usein merkittäviä muutos- ja lisätöitä. Normaalissa talonrakennushankkeessa lisä- ja muutostöiden osuus kokonaiskustannuksista on asuntorakentamisessa 2 – 5% ja erikoiskohteissa 10-30%. Lisä- ja muutostöiden hallinta on kriittinen hankkeen ja yrityksen talouden kannalta, kun rakennusyrityksen liiketulos on n. 5 % luokkaa.
Lisä- ja muutostöiden vaikutus myös rakennusaikaan saattaa olla merkittävä, jolloin niiden perusteella tulee saada rakennusaikaan pidennystä ja kompensaatiota lisääntyneistä työmaan käyttö- ja yhteiskustannuksista.

” Minulle eteen tulleista projekteista eräs pahimpia tapauksia oli hotellin saneeraus, jota museovirasto valvoi. Suunnitelmia ja niiden muutoksia tuli rakennushankkeen aikana yli 1500 kpl ja niiden kokonaisarvo oli yli 10M€ kun urakkasumma oli n. 20 M€. Lisäksi aikataulu oli äärimmäisen kireä hotellin käyttöönoton johdosta. Hankkeessa siirryttiin suunnittelupaniikista toteutuspaniikkiin.”

Tässä projektissa ei toiminut lisä- ja muutostyölaskutus vaan niitä selvitettiin projektin päätyttyä sekä myöhemmin välimiesoikeudessa. Valitettavasti lähes vastaavista projekteista olen kuullut tänäkin päivänä.

Projektin kustannusten hallinta on rakennushankkeen johtamisen kulmakivi

Rakennushankkeen kustannushallinta lähtee liikkeelle realistisesti laaditusta tavoitearviosta, jossa on huomioitu keskeiset tuotanto- ja hankintaratkaisut sekä lisä- ja muutostöiden kustannusvaikutusten siirtäminen tavoitearvioon.

Projektin kustannusten tilannekatsauksen tulee perustua ajantasaiseen kertyneiden kustannusten analyysiin ja projektin määrien valmiusasteen realistiseen määrittelyyn. Näiden perusteella voidaan todeta projektin kustannustilanne – ylitykset ja alitukset kustannuksissa. Realistisen kustannustilanteen pohjalta voidaan tehdä hankkeen loppukustannusennuste. Loppukustannusennuste palvelee yrityksen kokonaisohjausta ja palvellee osatuloutusten laatimista. Realistinen osatuloutus on merkittävä yrityksen realistisen tilinpäätöksen laadinnassa.

Onnistuuko realistinen loppukustannusennuste

Loppukustannusennusten laadinnassa epäonnistutaan liian usein. Kustannukset ylittyvät herkemmin kuin alittuvat. Useimmiten työsidonnaiset kustannukset ylittyvät ja hankintakustannukset alittuvat. Tekemissäni selvityksissä isot kustannusten ylitykset paljastuvat vasta kun valmiusaste on 70%. Tämä johtunee siitä, että organisaatio on aina optimistinen sen suhteen, että kustannusylitykset voidaan vielä oikaista. Kustannusennusteen varmuuden arvioimiseksi käytetään usein sidottujen kustannusten osuutta kokonaiskustannuksista. Mielestäni tämäkään tunnusluku ei kerro sitä, että kustannuksista on jäänyt huomioimatta esim. sopimuksiin kuulumattomia erillisiä eriä. Kustannusten alitukset taas pidetään erillisillä varauksilla ”jemmassa”, kunnes ne on väistämättä näytettävä; usein vasta kun valmiusaste on yli 70%. Yritysjohdon tulee kyetä arvioimaan kustannusennusteiden reaalisuutta.

Mielenkiintoinen kustannusten muutoksiin vaikuttava tekijä on suhdanteiden muutosten vaikutukset. Kun tarjous on tehty korkeasuhdanteen hinnoin, suhdanteen kääntyessä laskusuhdanteeksi aliurakka ja esim. elementtihinnat reagoivat suhteellisen nopeasti kysynnän vaihteluihin. Näissä tapauksissa on nähty merkittäviä suhdannekäänteen tuomia tulosparannuksia tai päinvastaisessa tapauksessa tappioita. Näiden ennustaminen on todella haasteellista, kun rakennushankkeen kesto on useita vuosia. Lopputuloksen ennustaminen rakennushankkeissa on aina haasteellista ja yllätyksiin varautuminen tarpeellista yrityksen tasapainoisen projektiportfolion avulla.

Kustannusraportointi osana oppimisprosessia.

Huomasin alussa kuvatussa yrityksessä, jossa ei ollut toimivaa kustannusvalvontajärjestelmää, erään tärkeän näkökulman, jonka toimiva kustannushallintaprosessi toi henkilöstölle.
Tämä oli kustannusvalvonnan toimiminen palautejärjestelmänä, jossa henkilöstö saa palautteen, miten on onnistunut saavuttamaan annetun tavoitteen. Samalla he voivat analysoida missä meni vikaan, kun tavoitetta ei saavutettu. Tämä johtaa oppimisprosessiin, joka johtaa aina paremmin hallittuun toimintaan.

Kustannusraportointi tiedon keräyksen ja kustannuslaskennan tarkkuuden arvioinnin lähtötietona

Kustannusraportointi tuottaa rakennushankkeesta littera/kustannuslajeittain eriteltyä toteutumatietoa, jota voidaan hyödyntää kustannuslaskentajärjestelmän tarkkuuden arviointiin. Samoin se tuottaa jälkilaskentatietoa kustannustietokannan ylläpitoon sekä referenssikohteena tukemaan kustannuslaskennan oikean tason arvioinnissa.

Edellä kuvatuissa tarkoituksissa ko. tietoa tulee arvioida ja muokata käyttötarkoitukseen soveltuvaksi tilastollisin menetelmin. Lisäksi tiedon käyttökelpoisuutta tulee arvioida koska sen muodostumisesta on saattanut kulua 1,5 vuodesta 3 vuoteen. Olisikin suositeltavaa, että tieto tietokannan ylläpitoon kerättäisiin heti työvaiheen valmistumisen jälkeen ja johtopäätökset tehtäisiin vähintään kolmen otoksen jälkeen.

Tieto on nykyajan kultaa

Sanotaan että tieto on nykyajan kultaa. Rakennusyrityksessä tekemättömien analyysien takia sitä menee hukkaan merkittäviä määriä jokaisen projektin kohdalla. Paremmilla analyyseillä olisi mahdollista parantaa myös koko kustannushallinnan prosessin toimintaa merkittävästi.

---

Reaaliaikaista kustannusten seurantaa Adminetin ja Tocomanin ohjelmistoilla

Rakennus-Kaseva hyödyntää Adminettiä sekä Tocomanin ohjelmia liiketoimintansa tehostamiseen. Katso lyhyt video, jossa Rakennus-Kasevan toimitusjohtaja, Ville Kari, kertoo, miten Rakennus-Kaseva hyödyntää Tocomanin laskentaa ja Adminettiä, ja miten nämä kaksi ovat mahdollistaneet kustannusten reaaliaikaisen seurannan ja tehokkaan johtamisen luotettavan tiedon perusteella.