Miten työmaan luotettava raportointi rakennetaan?

Yrityksen tavoitteiden on oltava selkeitä ja tiedossa!!

Yritys on prosessien ja jatkuvan parantamisen näkökulmasta kokonaisuus, jonka perustan muodostavat yrityksen asiakkaat ja valittu liiketoimintastrategia.

Kun yrityksellä on selkeät tavoitteet, niin sen jälkeen voidaan tarkastella valitun toiminnon näkökulmasta sen kolmen osa-alueen tilannetta: prosessit, ihmiset ja ohjelmistot/integraatiot.

Työmaan raportti = raha, aika ja laatu suhteessa annettuun asiakaslupaukseen

Työmaan raportti kootaan monesta eri tietolähteestä. Se sisältää toteutuneet ja ennustetut kustannukset ja tulot sekä lisä- ja muutostöihin, aikatauluun, työturvallisuuteen ja laatuun liittyvää tietoa.

Kustannusten raportoinnin lähtökohta on työmaan alkaessa tehty tavoitearvio ja sen yksittäisten litteroiden tavoitteelliset kustannukset. Litterakohtaisesti ennustetaan toteutuvaa kokonaiskustannusta käyttäen apuna tehtyjä kauppoja, tarkasteluhetken toteutuneita kustannuksia ja aikataulun tilannetta.

Tulopuolen ennustaminen riippuu käytetystä urakkamuodosta. Kiinteässä kokonaishintaisessa urakassa lähtökohtana on maksueriin jaettu urakkasumma ja työn aikana ilmenneiden tilattujen lisä- ja muutostöiden vaikutus urakkasummaan.

Yrityksen on tarjottava luotettavan raportoinnin edellytykset

Tee työmaan raportoinnin merkitys selväksi

Yksittäisen työmaan näkökulmasta määrämuotoinen kuukausittainen raportti voidaan pahimmillaan tulkita pääkonttorin vaatimaksi, ylimääräiseksi paperityöksi, joka ei tuo lisäarvoa päivittäiseen työmaan ohjaukseen ja johtamiseen.

Tee kaikille työmaaraportointiin osallistuville ja tietoja tuottaville henkilöille selväksi, mihin tietoja yritystasolla käytetään ja mikä merkitys yksittäisen työmaan tiedoilla on kokonaisuudessa. Sen jälkeen on helpompi keskustella raportoinnin toteutukseen liittyvistä yksityiskohdista.

Kuvaa prosessi ja sisällöt, varmista resurssit

Kuvaa selkeästi ja konkreettisesti, mitä-miten-milloin-kuka tietoa kerää ja käsittelee, mikä on tiedon käyttötarkoitus ja miten/minne tallennus tehdään. Turhia tietoja ei kannata kerätä, joten vanhat “pohjat” kannattaa käydä kriittisesti läpi ja karsia sisältöä.

Esimerkiksi yksittäisen litteran osalta kannattaa kuvata ennusteen muutoksen periaatteet: miten suuret muutokset kirjataan, mitä kirjataan kustannus-, aikataulu- ja laatuvaikutuksista.

Kirjaa henkilöiden tehtävänkuviin raportointiin liittyvät tehtävät ja niiden tärkeys, jotta raportoinnin tehtäville varataan riittävästi ja säännöllisesti aikaa. Varmista, että työmaalla on riittävät resurssit sovittujen tehtävien hoitoon

Käytä yhdenmukaisia tietorakenteita informaation jakelussa

Raportointiin tarvittavaa tietoa kootaan ja yhdistetään monesta eri lähteestä. Toimistolla on käytössä omat perusohjelmat ja taloushallinto, työmaalla on ohjelmia aikataulusuunnitteluun, määrälaskentaan, laadunhallintaan, kulunvalvontaan ja raportointiin. 

Laajemmat ohjelmistokokonaisuudet vähentävät manuaalista tiedonsiirtoa ja erillisten integraatioiden tarvetta, mutta ohjelmistot eivät yksin riitä.    

Käytä rakennushankkeissa yhdenmukaista ja vakioitua tiedon jäsentelyä. Yhdenmukainen rakenne helpottaa ja nopeuttaa tiedon omaksumista ja vähentää virheellisten tulkintojen määrää. Se tarkoittaa käytännössä yrityskohtaisia laskenta-, aikataulu-, hankinta- ja seurantanimikeistöjä; sovittua määräerittelyä ja hinnoittelutapaa; yhteisiä mallihankkeita ja panoshinnastoja.

 Esimerkiksi työmaan raportoinnin perusyksikön, litteran, sisältö kuvataan työmaan tavoitearviossa sille kohdistettujen suoriterivien (= selitetekstin, määrän ja hinnan) avulla.

Jos laskentavaiheessa on työmaan tarpeet unohdettu ja kustannusten erittely on liian karkeaa, on työmaan/hankinnan mahdotonta päätellä, mitä litteralle budjetoidulla summalla on suunniteltu tehtäväksi. Lähtötilanne on epäselvä ja työmaan raportoinnissa on odotettavissa henkilöiden tottumuksesta aiheutuvaa vaihtelua.

Huolehdi henkilöiden osaamisesta!

Perehdytä henkilöt yrityksen toimintatapoihin ja käytettäviin ohjelmiin työsuhteen alussa. 

Perehdyttäminen on parhaimmillaan järjestelmällistä, ohjattua tutustumista yrityksen dokumentoituun toimintajärjestelmään ja erillistä valmennusta työssä käytettyihin ohjelmiin ja järjestelmiin. Toisessa ääripäässä henkilö opettelee itse työnsä ohessa käytössään olevia ohjelmia ja omaksuu toimintatavat omien havaintojensa ja aikaisemman kokemuksensa pohjalta. 

Kerro yrityksessä noudatettavat yhteiset toimintatavat, mallit ja ohjeet, jotta henkilö voi hoitaa tehtävänsä tehokkaasti ja kuntoon alusta alkaen. Tarjoa valmennusta tehtävissä käytettyihin ohjelmiin ja kertausta työmaan kustannusohjauksen menettelyihin. Pidä yllä osaamista tarjoamalla säännöllistä täydennystä toimintatapojen muuttuessa ja/tai ohjelmien kehittyessä. 

Esimerkiksi pidempää talossa olleiden henkilöiden oletetaan osaavan käyttää kaikkia ohjelmia sujuvasti ja kokemuksensa pohjalta hallitsevan työmaan tarvittavat kustannus- ja aikatauluohjauksen periaatteet ja menetelmät. Joidenkin kohdalla näin voi ollakin, mutta organisaation riittävän osaamistason ylläpito vaatii jatkuvaa toimintaa.

Rakenna ja vaali luottamuksen ilmapiiriä  

Tarjoa edellytykset ja luota sen jälkeen ihmisiin!

Minkä tahansa monen eri henkilön työpanosta vaativan kokonaisuuden onnistunut toteuttaminen vaatii koko organisaation sitoutumista yhteiseen päämäärään. Sitoutuminen vaatii luottamusta toisiin ihmisiin ja osaamiseen ja siihen, että kaikki ovat mukana omassa roolissaan täydellä sydämellä, antamansa lupaukset pitäen. Luottamus takaa sen, että havaitut virheet voidaan tuoda heti esille ja yhdessä keskitytään etsimään ratkaisuja.

Jos työmaan raportista vastuullinen henkilö joutuu toistuvasti pyytämään tietoja samoilta henkilöiltä tai jos litterakohtaiset ennusteet eivät vastaa lopullista toteutunutta kustannusta vaan niitä on varmuuden vuoksi korjattava, niin sitoutumisessa on ongelmia ja luottamusta ei ole syntynyt.

Tocoman auttaa toiminnan kehittämisessä!

Voimme auttaa kohtien 2, 3 ja 4 toteuttamisessa. Kehitämme rakennusliikkeiden prosesseja ja toimintamalleja. Valmennamme käyttäjät prosessien mukaiseen ohjelmistojen käyttöön ja pidämme huolta osaamisesta myös käytön aikana. Rakentamisen lean ja lean-filosofia tarjoaa hyvän lähestymismallin ja toimivia työkaluja jatkuvaan parantamiseen. 

Tocomanin rakentamisen ohjelmaratkaisu mahdollistaa rakentamisen kannalta kriittisen määrä-, kustannus- ja aikatiedon hallinnan hankesuunnittelusta käyttöön ja ylläpitoon. Vaivattomasti pilvipalveluna se kasvaa asiakkaan tarpeen mukaan.

Katso videoesittely raportointiohjelmastamme →