Rakenna työmaan raportointi toimimaan täsmällisesti ja yhdenmukaisesti

Rakennustyömaan prosessien hallinnan ongelmana on suuri henkilöstön vaihtuvuus, jolloin prosessien hallinnan rutiinit rapautuvat helposti. Prosessien hyvä toiminta vaatii määritettyjä ja vakioituja prosesseja, johtamista, valvontaa, selkeää roolitusta, osaamista ja prosesseja tukevia ohjelmistoratkaisuja. 

Älä yritä tehdä itse ja kaikkea kerralla: miten se kehittäminen edellisellä kerralla menikään? 

Konsulttina kuulen usein että asiasta on keskusteltu toistuvasti ja että viesti on vahva; prosesseissa olisi paljon parannettavaa ja niiden tulisi olla samat jokaisella työmaalla. Varsinkin kuin muista yrityksistä tulleet henkilöt ovat aluksi kyselleet toimintatavoista ja ehkä ihmetelleet puuttuvia käytäntöjä ja saamiaan ristiriitaisia ohjeita. 

Useimmiten vasta kriisin tullen päätetään ryhtyä toimeen. Kerätään operatiiviset henkilöt ja annetaan helpot tehtävät ja tiukat aikataulut. Oletetaan, että kaikki osaavat kirjoittaa ohjeita ja tehdä mallipohjia. Sovitaan tapaaminen 2 viikon päähän ja lähdetään hommiin. 

Seuraavassa tapaamisessa todetaan lähes yksimielisesti, että tällä välillä tuli tavallista enemmän yllättäviä ja pakollisia tehtäviä eikä asia ole edennyt. Mutta seuraavaksi kerraksi luvataan tuloksia, varmasti. Viikkojen edetessä innostus hiipuu ja tapaamiset jäävät pitämättä ajan puutteen takia. Osallistujat eivät ole ihan varmoja onko asia loppuun käsitelty vai pitääkö olla valmiina ja mihin?

Kokemukseni on vuosien varrella osoittanut että ainoastaan ulkopuolinen apu tai rutiinitehtävistä irrotettu kehityshenkilöstö voi kehittää, dokumentoida ja kouluttaa yrityksen keskeiset prosessit.

Tocoman palveluprojekti vie kehittämisen maaliin

Miten työmaan luotettava raportointi rakennetaan -blogissa käsiteltiin luotettavan raportoinnin edellytyksiä eli mitä pitää olla kunnossa, jotta työmaaraportointi voi ylipäänsä onnistua.     

Kehittäminen toteutetaan ohjattuna ja tavoitteiltaan selkeästi määriteltynä Tocoman palveluprojektina. Toteutettava projekti voi sisältää kaikki kehittämisen vaiheet tai edetään vaiheittain asiakkaan haluamalla tavalla. 

Kannattaa aloittaa pienestä ja onnistua siinä

Projektin tavoitteiden määrityksessä on oltava realisti ja otettava huomioon yrityksen oman organisaation mahdollisuudet osallistua kehitysprojektiin. On parempi ottaa aluksi pieniä askeleita ja viedä ne maaliin asti. 

Kun organisaatiossa on kokemusta onnistumisesta ja uusia toimintatapoja saatu käytäntöön on helpompi saada ihmiset mukaan seuraaviin projekteihin.

Tocoman palveluprojektin 10 vaihetta ovat:

Onko työmaan raportoinnin malli pölyttymässä mappi Ö:ssä? 

Työmaan raportissa esitettäviä aiheita ja kerättävän aineiston tarpeellisuutta on yrityksessä yleensä mietitty viimeksi tarkemmin silloin, kun on hankittu ensimmäistä ohjelmaa taloushallintoon ja työmaan tuloksen ennustamiseen. Samalla on sovittu ja kuvattu toimintatapoja ja tehty malleja raportoinnin tueksi. 

Ajan myötä henkilöt ovat vaihtuneet, sovitut toimintatavat unohtuneet, mallit muuttuneet henkilökohtaisiksi ja käytetyt ohjelmat päivittyneet, mutta edelleen raportit tehdään näennäisesti vanhan mallin mukaan.

Kirkasta omat tavoitteet lopputuloksesta!

Yrityksen johdon on muodostettava näkemys työmaan raportoinnissa tarvittavasta oleellisesta tiedosta ja tiedon lähteistä. Taustalla ymmärrys nykyisen toimintatavan haasteet ja muutostarpeet. 

“Työmaan raportoinnin tärkein tehtävä on tuottaa yhdenmukaista, luotettavaa ja vertailukelpoista tietoa yritysjohdon käyttöön palvelemaan yrityksen kokonaisjohtamista."

Työmaan raportissa on yleensä kuvattuna: 

• tulojen ja menojen osalta tavoite, toteutuma ja ennuste
• yleisaikataulun tilanne 
• hankintojen tilanne
• lisä- ja muutostöiden tilanne
• TR- tai MVR mittauksen tulos
• muita yrityksen keräämiä havaintoja ja käyttämiä mittareita.  

Kun raportoinnin haluttu tietosisältö on selvillä, niin seuraavaksi suunnitellaan tavoiteltu työmaan ja toimiston välinen tehtävänjako ja siihen tarvittavat resurssit. Pienemmissä yrityksissä työmaan raportti tehdään käytännössä toimistolla, suuremmissa projekteissa työmailla.

Jos pyrkimyksenä on samalla lisätä työmaan ymmärrystä ja vastuuta kustannusten hallinnasta ja taloudellisesta tuloksesta, on luontevaa siirtää raportin tekeminen kokonaan tai osittain työmaalle. Tämä edellyttää toteutuakseen uusien tuotantoinsinöörien palkkaamista työmaille hoitamaan raportointia ja muita käytännön velvoitteita.

Määrittele kehitysprojekti huolella!

Kehitysprojektin suunnitelman tekemisen pohjaksi käydään läpi yrityksen nykytilannetta, tavoitteita ja syitä, miksi juuri tätä kehittämishanketta ollaan nyt käynnistämässä. Syynä voi olla tehdyt organisaatiomuutokset, yritysostot, ohjelmiston hankinta tai uuden asiakkaan vaatimukset. 

Samalla käydään läpi yrityksen liiketoimintaa, ydinprosesseja ja tiedossa olevia reunaehtoja nyt kehitettävälle toimintatavalle ja siinä käytettäville ohjelmistoille. Näin muodostuu yhteinen ymmärrys kokonaisuudesta, johon ollaan tekemässä parannuksia.  

Joskus eri toimintojen/osastojen henkilöt keskustelevat samassa pöydässä kehittämisen aiheesta ensimmäistä kertaa. Eikä ole harvinaista, että tässä yhteydessä nousee esille eri käsityksiä yrityksen nykyisestä toimintatavasta ja päivitettyä tietoa saadaan heti jaettua organisaatiossa eteenpäin.  

Sitouta yritysjohto projektiin!

Toimeksianto voi sisältää kaikki edellä mainitut vaiheet tai asiakas voi hoitaa osan tehtävistä itse. Projektisuunnitelmassa on tehtävä selväksi, missä vaiheissa, keitä ja kuinka paljon projektin aikana tarvitaan yrityksen omia resursseja. 

Projektin ohjausryhmä, haastattelut, materiaalien kerääminen, kommentoinnit, palaverit, työpajat, testaukset, valmennukset ja oman toimintatavan muuttaminen edellyttävät onnistuakseen päivärutiinista poikkeamista, aikataulujen sovittamista, uuden opettelua, ja vaatii henkilöiltä sitoutumista ja joustamista kehitysprojektin aikana.

Kun projektisuunnitelma on hyväksytty, johdon on viestittävä osallistuvalle henkilöstölle, kuka, miksi ja mitä ollaan tekemässä, miten se näkyy henkilöiden työssä ja korostettava kehityshankkeen ja henkilöstön osallistumisen tärkeyttä koko yritykselle. Johdon tuki on edellytys sille, että kehitysprojekti voi yleensäkään onnistua. 

Pääpaino on tuottaa konkreettisia ehdotuksia siitä, miten nykyistä toimintatapaa voitaisiin parantaa ja hukkaa vähentää. Parantamiseen voi liittyä prosesseja, malleja, tietosisältöjä, ohjelmistoja tai henkilöiden osaamisen kehittämistä. 

Tocoman auttaa prosessien kehittämisessä

Kehitämme rakennusliikkeiden prosesseja ja toimintamalleja. Valmennamme käyttäjät prosessien mukaiseen ohjelmistojen käyttöön ja pidämme huolta osaamisesta myös käytön aikana. Rakentamisen lean ja lean-filosofia tarjoavat hyvän lähestymismallin ja toimivia työkaluja jatkuvaan parantamiseen. 

Tocoman ohjelmistoratkaisu mahdollistaa rakentamisen kannalta kriittisen määrä-, kustannus- ja aikatiedon hallinnan hankesuunnittelusta käyttöön ja ylläpitoon. Vaivattomasti pilvipalveluna se kasvaa asiakkaan tarpeen mukaan.

Ota yhteyttä, niin pääsemme aloittamaan!