Miten saada odotetut hyödyt irti ohjelmistohankinnasta - 3 vinkkiä rakennusyrityksille

Rakentamisen ohjelmistokouluttajan ja tuotepäällikön tehtävissä muutaman vuoden toimineena näen, että usein ohjelmistohankinnoista ei saada/oteta kaikkia hyötyjä irti muun muassa seuraavista syistä:

1. sisäinen viestintä takkuilee
2. hankinnan tehneessä yrityksessä rakennusprojektia ei hallita yhtenä kokonaisuutena
3. kantapään kautta saatuja oppeja haluta tai viitsitä viedä seuraaviin hankkeisiin. 

Sisäinen viestintä on ohjelmistohankinnassa tärkeässä roolissa

Usein ohjelmistojen hankintavaiheessa myyntineuvotteluihin osallistuvalla johdolla on selkeä tarve ja tavoite mielessään, mutta tätä ei välttämättä viestitä työntekijätasolle tarpeeksi selkeästi - tai pahimmassa tapauksessa ollenkaan. Ilman selkeää tarvetta ja tavoitetta ohjelmistohankinnalle, sekä ilman suunnitelmallista käyttöönottoa, ei ohjelmiston hankinnasta yksin ole suurta hyötyä.

Hankintavaiheessa olisi myös tärkeää sitouttaa ja saada kommentteja ohjelmiston sisäänajamiseen ja käyttöönottoon eri henkilöiltä eri osastoista. Näin muutosta voidaan paremmin johtaa yrityslaajuisesti ja saadaan monipuolista näkemystä prosessin läpiviemiseen.

Myös käyttöönottovaiheen jälkeen on viisasta seurata, miten ohjelmiston käyttö sujuu ja saavutetaanko pitkän aikavälin tavoitteita. Tällöin on hyvä myös pohtia pitääkö tavoitteita karsia, täsmentää tai mahdollisesti jopa muuttaa entistä kunnianhimoisemmiksi, kun kaikki onkin sujunut mallikkaasti.

Käytännön tasolla viestintää voidaan parantaa esimerkiksi seuraavilla keinoilla:

• johto tiedottaa henkilöstöään hankinnasta vähintään sähköpostilla
• kalenterikutsut koulutuksiin laitetaan ajoissa liikkeelle
• viestitään käyttöönoton aikataulusta ja tavoitteista, jotka uusien ohjelmistojen avulla halutaan saavuttaa. 

Aktiivisimmat johtajat tulevat vielä koulutuspäivän alussa kertaamaan omat syynsä ja tavoitteensa ohjelmiston hankinnalle ja toivottavat hyvää koulutuspäivää, mikä saa yleensä porukan kuin porukan keskittymään paremmin ja antaa hyvät eväät muutokselle. 

Muutos voi tulla tekijöille liian kovalla ryminällä, mikäli vasta koulutuspäivänä ensi kertaa kuullaan uudesta uudesta ohjelmistosta ja sen vaikutuksista yrityksen toimintatapoihin ja -kulttuuriin.

Rakentamisen ohjelmistoissa tiedon siirtyminen ohjelmasta toiseen on elintärkeää

Rakentamisen ohjelmistot ovat usein suurehkoja kokonaisuuksia, joista eri osia käyttävät eri ammattiryhmät. Esimerkiksi Tocomanin tarjoama rakentamisen ohjelmistoratkaisu rakentuu useasta erillisestä ohjelmasta, kuten Kustannuslaskenta,- Kustannusraportointi- ja Aikataulu-ohjelmistoista. Näistä ensimmäistä käyttää yleensä toimiston väki, kun taas kahta viimeistä pyöritellään sekä toimistolla että työmaalla. 

Tieto liikkuu niin meillä kuin osalla kilpakumppaneistammekin ohjelmistosta toiseen, mutta liikkuuko tieto eri ohjelmistoista ja niiden hyödyistä ihmiseltä toiselle? Ovatko esimerkiksi kaikki tuotantovaiheen henkilöt tietoisia, että työtä helpottava tieto virtaa ohjelmasta toiseen? 

Tiedon siirtyminen ohjelmistojen välillä vaatii tuekseen ihmisten lisäksi toimivat prosessit. Kohteen määrälaskijan olisi hyvä tietää, missä asioissa tuotanto vaatii esimerkiksi määrien sijainneittain jakamista tai alakohteiden käyttöä. Vastavuoroisesti tuotannon ja hankinnan pitää osata tuoda omat tarpeensa esille tarpeeksi ajoissa, jotta laskennan ja suunnittelun työjärjestyksen ehtii suunnitella.

Esimerkiksi hankkeen aikataulutus ei vaadi välttämättä nykyään RATU-kortteja tai hihasta ravisteltua “tuntumaa”, kunhan jo laskentavaiheessa kustannukset on hinnoiteltu työmenekeillä. Tällöin aikataulutehtävien kestot voivat pohjautua kustannusarvioon, joka on usein urakoinnissa myös tarjouksen ja sopimuksen pohjana. Miksei kustannusarviota käyttäisi siis myös aikataulun pohjana? 

Mitä sitten, kun rakennushanke on päättynyt?

Kun ohjelmistot, yrityksen eri osastot ja ammattiryhmät on saatu toimimaan projektissa yhtenä joukkueena, niin viimeiseksi haasteeksi ohjelmistohankintojen hyödyntämisessä jää puutteellinen jälkityö projektin päätyttyä. 

Mitä unohtui, mitä hinnoiteltiin pieleen, mitkä työvaiheet myöhästyivät? Ja miksi? 

Jotta virheistä voi oppia ja tietoa viedä eteenpäin seuraaviin projekteihin, vaaditaan yritykseltä ainakin muutamaa asiaa: 

• tarpeeksi riittävän hyvää seurannan dataa
• datan analyysistä seuranneiden johtopäätösten yhteistä läpikäyntiä
• sovittuja jatkotoimenpiteitä henkilöstön kanssa. 

Seurannan laadun ja prosessien teoriasta ja käytännöistä voisin kertoa seuraavassa kirjoituksessani enemmän.

Kiinnostaisiko sinua kuulla, miten me Tocomanilla varmistamme ohjelmistohankintojen onnistumisen?

Laita viestiä, niin keskustellaan lisää!

Henrik Hassinen
henrik.hassinen@tocoman.com