Kustannusten läpinäkyvyydellä ja resurssoinnilla lisää mahdollisuuksia rakentamisen työnsuunnitteluun

Työmailla resursointi eli työryhmien tarkempi suunnittelu ja laskennassa käytetyt kustannukset ovat usein harvojen käsissä. Edellä mainittujen tietojen vähäinen jakaminen ei tarkoita sitä, että ne eivät olisi kunnossa työmailla tai niitä hoidettaisiin huonosti, mutta tiedon ja suunnitelmien läpinäkyvyydellä saataisiin varmistettua parempi ymmärrys työmaan toteutuksesta ja tilanteesta kaikille osapuolille.

Usein rakennusprojektin tarkempi resursointi ja sopimukset aliurakoitsijoiden kanssa tehdään vasta töiden alkaessa ja vanhojen tottumusten kautta. Tämä johtaa siihen, että asioihin ei välttämättä keretä perehtyä tarpeeksi ja tämän johdosta yllätyksiä voi tulla töiden edetessä. Pahimmassa tapauksessa työt pysähtyvät tai töiden kustannukset kasvavat niiden kiireellisyyden vuoksi.

Riippuen työmaan organisaatiosta ja yrityksen sisäisistä päätöksistä, voivat kustannukset olla osittain tai kokonaan salattuja esim. työnjohdolta. Laskettujen ja tavoiteltujen kulujen esittäminen ja niiden läpinäkyvyys olisikin tärkeää kaikille työmaan tuloksesta vastaaville henkilöille. Vaikka eurot olisivatkin piilotettu, niin tulisi toteutuksesta vastaavalle antaa vähintäänkin kustannuslaskennassa käytettyä määrätietoa ja työmenekkejä, joilla työ on suunniteltu toteutettavaksi. Valitettavasti kuitenkin tuo tieto jää usein harvoille ja tämä johtaa siihen, että työtä toteuttavat eivät välttämättä ymmärrä riittävän ajoissa kuinka paljon esim. johonkin työvaiheeseen on varattu aikaa, eli työtunteja (=rahaa) mitä siihen saisi käyttää.

Resursoinnilla varmistetaan töiden sujuvuus

Resursointi eri vaiheissa:

1. Kustannuslaskenta vaiheessa suunnitellaan kokonaistyömäärää, jolloin päästään työn kokonaishintaan käsiksi
2. Yleisaikataulussa suunnitellaan kuinka kauan työmaan kokonaisuuden etenemisen kannalta jonkin työ saa kestää
3. Resurssien eli työntekijöiden määrän suunnittelussa otetaan huomioon nämä molemmat eli mikä on tarvittavat työntekijöiden määrä, jotta työvaihe valmistuu aikataulun mukaisesti ja pysytäänkö kustannusarvion työtunneissa eli kustannuksissa.

Resurssien puuttuminen aikatauluista ja työsuunnitelmista johtuu usein tarkempien toteutussuunnitelmien  keskeneräisyydestä tai vähäisestä aikataulun valmisteluun jätetystä ajasta. Paras tilanne olisikin, että töiden toteuttamisen suunnitteluun jäisikin riittävästi aikaa hahmotella ja miettiä kuinka työt saataisiin tehtyä mahdollisimman tehokkaasti resurssien ja työn sujuvuuden kannalta.

Mitä hyötyä resurssien tarkastelusta on työnsuunnittelun kannalta?

Resurssien tarkastelu työnsuunnittelussa auttaisi paljon kaikkia osapuolia, jolloin nähtäisiin eri mahdollisuudet ja mahdottomuudet eri toteutusvaihtoehtojen välillä. Työnsuunnitteluun jätetty vähäinen aika näkyy siinä, että päädytään tekemään samalla tavalla kuin ennenkin, ilman että mietitään riittävästi resurssi- ja kustannustehokkainta vaihtoehtoa.

Pääurakoitsijoille, joilla työntekijöitä ja aliurakoitsijoita riittää enemmänkin, on resurssien suunnittelu etenkin ennen työmaata tärkeässä roolissa. Resursointi ja niiden suunnittelu on pääurakoitsijalle tärkeä niistä syntyvien kustannusten vuoksi, mutta myös töiden mahdollisimman sujuvan etenemisen varmistamiseksi. Näiden lisäksi alkuvaiheessa sillä voidaan hahmottaa kuinka monta työntekijää työmaalla on ja millaista kalustoa tarvitaan mitenkin paljon työmaan eri vaiheissa.

Urakoitsijoille, joilla on useita eri työmaita, omia työntekijöitä ja/tai aliurakkaa tekeville resursointi on sitäkin tärkeämpää isossa kuvassa. Resurssien riittävyys eri projekteille ei ole itsestäänselvyys ja tätä kautta myös niiden kartoittaminen, työnsuunnittelu ja kaikkien projektien yhtäaikainen tarkastelu olisi hyvä tehdä mahdollisimman kattavasti. Yrityksen olisi hyvä selvittää resurssien riittävyys eri projekteille, jotta saataisiin kuva mitä urakoita on mahdollista toteuttaa nykyisillä resursseilla ja mitä projekteja toteutetaan esim. ulkopuolisen työvoiman avulla.

Resurssikuormituskuvaaja, joka on saatu yleisaikataulun pohjalta lisäämällä siihen resursseja.
Suurempi näkymä aukeaa klikkaamalla kuvaa.

Kustannuksien läpinäkyvyydellä saadaan kuluja kuriin

Kustannuslaskenta vaiheessa projektista tehdään niin tarkka kustannusarvio, kuin vain sen hetken tiedoilla on mahdollista. Kustannuslaskijan esittämät arviot ja ennusteet antavat toteutuksesta vastaaville selkeämmän kuvan siitä, mitä työhön on ajateltu hankintojen ja töiden puolesta menevän rahaa. Näiden lukujen ollessa ns. läpinäkyviä, pystytään töiden edetessä jo huomaamaan, mihin suuntaan työmaan talous on menossa. Tavoitearvion ja ennusteiden jakaminenkin voidaan tehdä monella eri tavalla; työmaalle voidaan antaa kustannusarviosta pääryhmätason kustannustietoa kun paras olisi antaa se suorite-/panostasolla, jolloi nähdään mitä työvaiheita on laskettu mihinkin summaan mukaan.

Usein työmaalla rahakirstun päällä istuu yksi henkilö ja tämä ei välttämättä ole huono asia vastuun jakamisen selkeyden kannalta. Tämä voi kuitenkin johtaa siihen, että kyseisen henkilö ei pysty tai kerkeä jakamaan kaikkea muille osapuolille oleellista tietoa ja tämä voi johtaa tietokatkoksiin ja väärin ymmärryksiin. Tietokatkokset ja väärin ymmärrykset voivat taas johtaa suunnitelmista poikkeavaan toteutustapaan ja hankintoihin ja täten kasvattaa työmaan kustannuksia.

Kustannuslaskennan pohjalta tehtyyn tavoitearvioon pääsy mahdollistaa kaikille työmaan toteutuksesta vastaaville työvaiheille asetetun taloudellisen tavoitteen ja ennusteen tarkastelun. Tavoitearvion tarkastelu antaa selkeämmän kuvan työmaan suunnitelluista toteutustavoista ja töiden edetessä muuttuva ennuste siitä, mihin suuntaan työmaa on etenemässä taloudellisesti. Kustannuslaskenta luo työmaalle tavoitteen ja tätä tavoitetta tulisi jokaisen työmaalla olevan seurata parhaansa mukaan. Toki työmaalla töiden toteutustavat tai niissä käytettävät materiaalit voivat muuttua ja tällöin kyseisen työvaiheen ennusteenkin tulisi muuttua lähes reaaliajassa.

Työnsuunnittelussa työvaiheille lasketut tunnit ja kustannusarviot tulisi näkyä kaikille toteutuksesta vastaaville, jotta työnjohtajakin osaa mitoittaa resurssit oikein ja johtaa työn siten, että lasketussa tavoitteessa pysytään. Töiden etenemisen seurantaa saadaan helpotettua siten, että tavoitelittera pohjautuu suoraan suoritetasolla laskettuun tietoon ja panostasolla voitaisiin nähdä jopa työvaiheen lasketut tunnit ja materiaalit, joita siihen on arvioitu laskennassa. Parhaimmillaan itse työvaiheen työnjohtajakin pääsee muokkaamaan litteran ennustetta jopa reaaliajassa kulujen syntyessä. Näin säästytään välikäsiltä, tiedot ovat ajan tasalla ja se pysyy kaikille avoimena.

Tarkka kuva tavoitteista, ennusteesta ja toteumista antaa paremman kuvan työnkulusta ja työvaiheelle annetuista rahoista. Suurempi näkymä aukeaa klikkaamalla kuvaa.

Tunti- ja kustannusseurannan tarkoituksena on luoda yrityksen sisällä jatkuvasti oppiva prosessi, jossa kustannuslaskijan tietoa hyödynnetään työmaalla parhaalla mahdollisella tavalla ja kustannuslaskija hyödyntää työmaalta saatua tietoa seuraavaa kohdetta laskettaessa. Kun tieto kulkee eri osapuolten välillä saumattomasti, on kaikkien helpompi muokata toimintaansa resurssi- ja kustannustehokkaammaksi. 

Jos blogi kiinnosti, lue myös laskennan tuotepäällikkömme Tuomaksen blogi, Kustannuslaskenta hankkeen tietolähteenä?, jossa käsitellään tarkemmin projektin läpi kulkevan tiedon läpinäkyvyyttä ja sitä miten tieto saataisiin kulkemaan eri osapuolille.

Haluatko jakaa ajatuksia kanssani? Varaa puhelinsoittoaika kalenteristani: